Olet tässä

Kaupunginvaltuusto ja lautakunnat siirtyvät sähköiseen kokoushallintaan

21.3.2017

Kaupunginvaltuusto ja lautakunnat siirtyvät sähköiseen kokoushallintaan tulevan valtuustokauden alusta lähtien. Vastaava sähköinen kokousjärjestelmä on ollut jo usean vuoden ajan käytössä kaupunginhallituksella, konserni- ja kaupunkikehitys- sekä henkilöstöjaostolla. Sähköiseen järjestelmään siirtyminen tuo säästöjä muiden hyötyjen lisäksi.

Kaupunginvaltuuston 23.1.2017 hyväksymän hallintosäännön mukaan valtuusto ja lautakunnat voivat kokouksessaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Sähköisessä kokousjärjestelmässä kokousasiakirjat julkaistaan verkkopohjaiselle alustalle, johon luottamushenkilöillä on pääsy ajasta ja paikasta riippumatta.  Kokouksessa asialistan ja kommenttien seuraaminen tapahtuu esim. kannettavilta tietokoneilta tai tableteilta. Tarvittaessa sähköinen äänestys voidaan kokouksessa toteuttaa samalla välineellä. Valtuutetuille tullaan järjestämään koulutusta ja opastusta järjestelmän käytössä.

Sähköinen kokoushallinta selkeyttää, nopeuttaa ja yksinkertaistaa kokousten valmistelua ja kokousmateriaalien jakelua osallistujille. Sähköisen kokoushallinnan myötä voidaan minimoida kokousasiakirjojen kopiointi- sekä jakelukustannuksia, jotka kaupunginvaltuuston osalta ovat noin 30 000 euroa vuodessa.

Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtyminen kustantaa laitehankintoina kaupunginvaltuuston osalta noin 27 000 euroa. Vuosittaiset kustannukset verkkoyhteyden ja hostingkulujen osalta ovat noin 8 000 euroa. Kustannukset katetaan poistuvilla kopiointi- ja postituskustannuksilla. Tavoitteena on, että kaikki kaupunkiorganisaation toimielimet siirtyvät tietyllä aikavälillä sähköiseen kokousjärjestelmään.

Päivitetty 21.3.2017 | Lähetä palautetta | Tulosta