Fortsätt till innehållet

Till evenemangsarrangörer

Beakta åtminstone det här när du planerar ett evenemang!

Vi sammanställde en förteckning över ärenden som evenemangsarrangören måste beakta redan i planeringsskedet. Du behöver den här informationen också vid ansökan om tillstånd. Utöver dessa berör också COVID19-anvisningarna och -begränsningarna både evenemangsarrangörer och deltagare. Beakta anvisningar, rekommendationer och begränsningar när du planerar evenemanget!

Uppgifter om evenemanget

  • namn
  • plats och tidpunkt
  • arrangör
  • kontaktpersoner

Tanken bakom evenemanget

  • varför, för vem, hur och vilken uppfattning vill man ge av evenemanget.

Evenemangets beskrivning och förlopp

  • tidsplan
  • vilka tjänster erbjuder evenemanget – kärnprodukt och tilläggsförmåner
  • tillstånd som behövs och myndighetssamarbete

Evenemangets målgrupp och marknadsföring

  • målgrupp: vem deltar i evenemanget, vad väntar de sig av evenemanget
  • hur marknadsförs evenemanget
  • vad är det eftersträvade deltagarantalet

Evenemangets förverkligande

  • arbetsfördelning
  • arbetstagare under evenemanget
  • tidsplaner

Evenemangets ekonomi

  • delbudgetar (deltagaravgifter, mat och dryck, försäljningsplatser, evenemangsprodukter, understöd, annan verksamhet)

Arrangörens minneslista

  • Du behöver alltid markägarens tillstånd för ordnandet av ett evenemang

     

    UTOMHUSEVENEMANG

    Du kan bekanta dig med evenemangsplatser som Karleby stad äger i förteckningen över evenemangsplatser

    • I förteckningen över evenemangsplatser finns platser som lämpar sig för olika typer av evenemang. Du kan söka information direkt med platsens namn eller evenemangsklass (t.ex. konserter, idrott, marknader osv)
    • Du kan bekanta dig med evenemangsplatserna och begränsa sökningen exempelvis enligt tidpunkten för evenemanget, deltagarantalet eller typ.
    • Genom att klicka på platsen på kartan eller på platsens namn får du närmare information om evenemangsplatsen (t.ex. för vilken typ av evenemang området passar, områdets storlek, ytor och konstruktioner, förbindelser och parkering samt när området kan användas).
    • Tillstånd ansöks elektroniskt. Du kan flytta dig direkt till tillståndsansökan från platsen på kartan och fylla i ansökan.
    • Bekanta dig närmare med tillstånd för användning av allmänna områden
    • Tillstånd måste ansökas senast 14 dygn innan evenemanget inleds.
    • Tillstånd ansöks via Karlebys elektroniska ärendehantering. Tillstånd att använda mark som staden äger (gator, parker, torg och motsvarande) beviljas av Karleby stads Tillstånd, lovinspektör Marianna Hautala, 044 7809 308 marianna.hautala@kokkola.fi.
    • Du beaktar väl att en avgift kan tas ut för evenemangsområdet och handläggningen av tillståndet enligt en gällande taxa.

     

    EVENEMANG INOMHUS OCH IDROTTSPLATSER

     Möteslokaler, salar och andra liknande lokaler inomhus

    Motions- och idrottslokaler

    • Tillstånd att använda Karlebys idrottsplatser beviljas av Karleby stads Idrottstjänster, liikuntavaraukset@kokkola.fi eller 040 8065 153/Keiski.
  • En skriftlig anmälan om en offentlig tillställning ska lämnas till polisen på den ort där tillställningen ordnas. Undantag är offentliga tillställningar som på grund av det låga antalet deltagare, tillställningens karaktär eller platsen inte förutsätter åtgärder för att upprätthålla ordning och säkerhet för att förhindra olägenheter för utomstående eller omgivningen eller särskilda trafikarrangemang.

    Arrangören måste lämna in anmälan senast fem dygn innan tillställningen inleds. Vid anmälan om en offentlig sammankomst behövs en ifylld anmälan om ordnandet av en offentlig tillställning på allmän plats.

    Polisen kan vid behov också kräva andra utredningar, t.ex. samtycke av den som äger eller innehar platsen för tillställningen, samt anmälningar, tillstånd eller andra åtgärder i anknytning till ordnandet av tillställningen vilka förutsätts i annan lagstiftning.

    Anmälan om offentliga tillställningar kan göras via en elektronisk blankett eller genom att skriva ut en blankett som finns på polisens webbplats och därefter lämna in den på polisstationen eller skicka den via posten. En serviceavgift tas ut för anmälan.

    Polisen kan också kräva en utredning om ansvarsförsäkring.

    Mera information finns på Polisens webbplats. Där finns närmare anvisningar om vad som ska beaktas när en offentlig tillställning ordnas. Du kan göra en elektronisk anmälan eller skriva ut en blankett som ifylls. På webbplatsen finns också en serviceprislista.

    Beakta att för fyrverkeriuppvisningar behövs en egen anmälan (Anmälan om fyrverkeriuppvisning) och den ska lämnas till polisen senast 14 dygn före uppvisningen.

  • Arrangören måste göra upp en säkerhets- och räddningsplan som lämnas in som bilaga till anmälan om offentlig tillställning. Dess syfte är att på ett förebyggande sätt planera åtgärderna vid nöd- och olyckssituationer samt att undanröja farliga platser.

    En räddningsplan måste göras upp för en offentlig tillställning där

    • minst 200 personer beräknas vara på plats samtidigt,
    • öppen eld, fyrverkeripjäser eller andra pyrotekniska artiklar eller specialeffekter (brand- och explosionsfarliga kemikalier) används på platsen,
    • arrangemangen för utrymning av platsen avviker från det normala,
    • eller evenemangets natur medför särskilda risker för människor
    • för offentliga tillställningar avsedda för över 2000 personer ska dessutom göras upp en första hjälpen-plan.

    Räddningsplanen lämnas till räddningsmyndigheten (Mellersta Österbottens och Jakobstadsområdets räddningsverk) senast 14 dygn före evenemanget.

    Bekanta dig med modellen för en räddningsplan och läs mera på räddningsverkets sida.

    • Om det för evenemanget byggs tillfälliga konstruktioner, exempelvis scen eller läktare, ska byggnadstillsynen kontaktas om deras säkerhet samt om tillstånd som behövs.
    • Om platsen för sammankomsten förutsätter ett bygglov eller åtgärdstillstånd, fastställs i det maximiantalet personer som samtidigt tillåts vistas på platsen.

    Mera information: Karleby stad, ledande byggnadsinspektör Niina Lindholm 040 8068 029, niina.lindholm@kokkola.fi

     

  • En väl organiserad dirigering av trafiken och parkeringen har en väsentlig betydelse för hur evenemanget lyckas. Tillfälliga trafikdirigerare för olika evenemang godkänns av polisen i Karleby (lupahallinto.pohjanmaa@poliisi.fi ).

    • Om man i samband med ett evenemang måste stänga gator, parkeringsmätare eller -områden eller på annat sätt agera på trafikområdet, behövs markägarens eller arrenderättsinnehavarens tillstånd. l Karleby stads trafikområde ansöks tillståndet elektroniskt via den elektroniska ärendehanteringen.
    • Polisen ger ett tillfälligt tillstånd att stänga av en gata, lupahallinto.pohjanmaa@poliisi.fi, 0295 440511. Tillstånd till trafikdirigering på landsvägar beviljas av NTM-centralen i Birkaland, mikael.roiha@elykeskus.fi.

    Om man under evenemanget använder tillfälliga trafikdirigerare ska utredningen om trafikdirigeringen ges i samband med anmälan om offentlig tillställning.

     

  • En bulleranmälan behöver inte göras under följande evenemang:

    Enligt Karleby stads gällande miljöskyddsföreskrifter är användning av ljudförstärkare och ljudåtergivningsapparatur utomhus mellan klockan 07.00 och 22.00 tillåtet och kräver ingen anmälan enligt miljöskyddslagen om tillställningen ordnas under en dag eller är av engångskaraktär och på en plats som lämpar sig för uppträdanden och där tillställningen inte orsakar grannarna oskälig olägenhet.

    Sådana platser kan exempelvis vara:

    • stadens allmänna områden (idrotts- och friluftsområden, sportplaner, torg, en del parker, skolgårdar mm.)
    • gårdsområdena på företags, föreningars och liknande aktörers fastigheter
    • gårdsområdena på religiösa samfunds och församlingars fastigheter.

    Bulleranmälan behöver inte heller göras om fyrverkeriuppvisningar. Om fyrverkeriuppvisningar ska man dock meddela brand- och räddningsmyndigheten och polisen i Karleby stad innan man ordnar tillställningen. Privatpersoner som vill använda vanliga fyrverkeripjäser ska göra en anmälan om användningen till räddningsmyndigheten. Den som har för avsikt att använda fyrverkeripjäser i bostadsområden ska på förhand informera grannarna om saken.

    Bulleranmälan krävs:

    • när ljudförstärkare används under evenemang som ordnas utomhus
    • om det kan antas att bullret är särskilt störande för personer som bor, vistas eller arbetar i närheten.

    Så gör du en bulleranmälan:

    • Lämna in en anmälan om ett evenemang eller en offentlig tillställning som orsakar tillfälligt buller via Karleby stads elektroniska ärendehantering.
    • Anmälan ska lämnas in senast 30 dygn före evenemanget. För handläggningen av bulleranmälan tas ut en avgift enligt kommunens taxa för miljöskyddsmyndigheten.
    • Mera information: Karleby stad, miljösekreterare Juhani Hannila 044 7809 307, juhani.hannila@kokkola.fi.

     

  • Evenemangsarrangörerna och/eller underleverantörer kan utöva försäljning av livsmedel under ett evenemang.
    Evenemangets arrangör måste göra en anmälan till Karlebys hälsomyndigheter  om vad som säljs under evenemanget och vem som gör det minst 4 dygn före evenemangets början. Anmälan är avgiftsbelagd.

    Om evenemangets arrangör eller underleverantör tillreder/serverar lättförskämt livsmedel och har inte tidigare gjort en anmälan om livsmedelslokal ska en sådan anmälan göras 4 veckor före verksamhetens början.

    Mera information: Mellersta Österbottens miljöhälsovård 044 7307 991, yterveys@kokkola.fi

  • Evenemangsarrangören är alltid skyldig att se till att området hålls snyggt och att det avfall som uppkommer sorteras och förs bort.

    • Under evenemanget ska man sträva till att så lite avfall som möjligt uppkommer och att det uppkomna avfallet sorteras enligt materialet och transporteras för återvinning.
    • Det ska finnas tillräckligt med avfallskärl på evenemangsområdet.
    • Området ska städas och avfallskärlen tömmas genast efter avslutat evenemang och därtill under evenemanget vid behov.
    • Mera information: Karleby stad, miljöinspektör Tuomas Hirvijoki 044 8068 309,  tuomas.hirvijoki@kokkola.fi

     

  • Om alkohol serveras under evenemanget ska evenemangsarrangören ansöka om erforderliga tillstånd av Regionförvaltningsverket.

  • Tobaksrökning är förbjuden under skyddstak och på läktare vid offentliga tillställningar utomhus och på andra platser som direkt är avsedda för deltagare som följer tillställningen stillastående eller stillasittande. Vanliga sådana offentliga tillställningar som ordnas utomhus är bland annat olika idrottstävlingar och konserter samt teater-, opera- och filmföreställningar.

    Tobaksförbudet gäller under hela tiden för den offentliga tillställningen.

    Arrangören av en offentlig tillställning eller besittaren av ett utomhusområde kan dock tillåta tobaksrökning på en för detta ändamål reserverad del av utrymmet på så sätt att tobaksrök inte kan sprida sig till områden där tobaksrökning är förbjuden.

    Arrangören av en offentlig tillställning eller besittaren av ett utrymme inomhus/område utomhus ska på ett synligt ställe sätta upp skyltar som anger rökförbudet och eventuella utrymmen där rökning tillåts.

    Arrangören av en offentlig tillställning ska också ge sin personal eller ordningsövervakaren anvisningar om övervakningen av att tobaksförbudet iakttas.

  • På stadens område

    • En anmälan om placering av reklam på gatuområde eller annat allmänt område ska göras till stadens lovinspektör (Marianna Hautala 044 7809 308, marianna.hautala@kokkola.fi.)
    • Vid placeringen av reklamanordningar ska stadens anvisningar följas:  Anvisningar om tillfällig skyltning och reklam

    Invid landsvägar som administreras av NTM-centralen

    • Tillfälliga informationsmärken invid landsvägar behöver inget tillstånd, men en anmälan om dem måste göras till NTM-centralen. Läs mera på NTM-centralens sida Tillfälliga informationsmärken och adressvägvisare.
    • Anmälaren ska före uppsättandet bekanta sig med Trafikledverkets föreskrift om reklam och annonsering invid vägar. Tillfälliga informationsmärken är tavlor med lätt konstruktion som visar objektets namn eller evenemangets beteckning och vid behov objektets riktning och avstånd. Informationstavlorna ska tydligt skilja sig från de officiella trafikmärkena. De får inte heller fästas vid korsningsområden, på trafikmärken eller andra konstruktioner förutom på belysningsstolpar, såvida detta är möjligt utan att skada stolpen.
    • Informationsmärkena ska tas bort inom en vecka efter avslutat evenemang.
    • Kontakta NTM-centralen i god tid när ett omfattande publikt evenemang ordnas som bl.a. orsakar köbildning på landsvägar. Det lönar sig att kontakta centralen t.o.m. ett halvår på förhand.
  • När musik spelas upp under evenemang och tillställningar förutsätts det ofta betalning både av Teosto-ersättning (upphovsersättning) och Gramex-ersättning (ersättning för uppträdande). Teosto och Gramex är båda upphovsrättsorganisationer som fungerar som länkar för dem de representerar.

    Gramex representerar musiker, solister, kapellmästare och ljudupptagningsproducenter. Teosto representerar kompositörer, arrangörer, textförfattare och musikförläggare.

    Gramex-ersättningar samlas in bara för användning av ljudupptagningar och musikvideon medan Teosto- ersättningar dessutom samlas in för användning av levande musik.

    Kom ihåg att alltid ansöka om tillstånd att spela musik innan evenemanget inleds. När du ordnar evenemang med levande musik ska du komma överens med uppträdaren vem av er meddelar programuppgifterna till Teosto.

    De flesta tillstånd kan sökas via webben. Mera information på organisationernas sidor:

    www.teosto.fi och www.gramex.fi

  • Anordnande av ett varulotteri förutsätter ett tillstånd. Tillstånd för varulotteri kan beviljas sammanslutningar eller stiftelser med allmännyttiga ändamål. Varulotteritillstånd kan därför inte beviljas till ett företag som idkar exempelvis näringsverksamhet eller till privatpersoner.

    Varulotteritillstånd beviljas av polisinrättningar och Polisstyrelsen. En polisinrättning kan bevilja ett varulotteritillstånd för sitt eget distrikt. Polisstyrelsen kan bevilja ett varulotteritillstånd när man har för avsikt att sälja lotter inom ett område som är större än distriktet för en polisinrättning.

    Mera information, tillståndsansökan samt blankett för redovisning av varulotteri på polisens sidor.

    • Om det på en offentlig tillställning finns djur måste man ta hand om deras välmåga, foder och spillning på ett korrekt sätt. Djuren och verksamheten måste också placeras så att de inte medför fara för evenemangsbesökare.

    Arrangören av en djurutställning ska registrera utställningsplatsen som djurhållningsplats även om det bara finns ett enda produktionsdjur (nöt, svin, höna) på platsen. För att utställningsplatsen ska kunna registreras måste arrangören först anmäla den till regionförvaltningsverket.

    Mera information: Mellersta Österbottens miljöhälsovård, valvontaelainlaakari@kokkola.fi

  • Karleby stad erbjuder evenemangsarrangörer möjligheten att utan avgift berätta om sitt evenemang i evenemangskalendern. Evenemang som ingår i evenemangskalendern syns bl.a. på stadens webbplats och lyfts fram i sociala medier.

    Bekanta dig med Karlebys evenemangskalender och lägg till information om ditt eget evenemang!

  • Biljetter säljs på förhand i Karleby på följande ställen:

     

    Netticket och Lippu.fi

    • Biljettförsäljningsstället Luckan i Karleby stadsbibliotek, Storgatan 3.
    • Tfn 050 347 0527
    • Öppen mån 10–16.30 tis-fre 10–16 och lör 11–15 (inte 1.6–31.8)

     Lipputoimisto.fi

    • Biljettförsäljningsställe i Mediakulma, Strandgatan 10. Öppet vardagar kl. 10–16.
    • Tfn 0600 10300 (1,98€/ min. + lna/mta). Telefontjänst mån–lör kl. 8–12, sön kl. 10–18 (avvikelser möjliga).

    Ticketmaster.fi

    • Biljettförsäljningsställe i Prisma, Prismavägen 1.
    • Tfn 020 780 7400.
    • Öppet mån–lör 8–22, sön 10–22.

    Biljetter från dörren och verksamhetsställen

    Karleby stadsteater

    • Biljetter från Netticket och teaterns biljettförsäljning, Torggatan 48.
    • Tfn 040 8068 272
    • Mer information: www.kokkolanteatteri.fi.

     Luckan

    • Biljetter till svenskspråkiga och tvåspråkiga kulturevenemang, Storgatan 3.
    • Tfn 050 347 0527
    • Öppen mån 10–16.30, tis–fre 10–16 och lör 11–15 (inte 1.6–31.8)

    Till de flesta kulturevenemang och tillställningar kan biljetter också köpas vid dörren före tillställningens början.

     Närmare information om evenemang, biljettpriser och bokningsmöjligheter i Karlebys evenemangskalender