Tapahtuman järjestäjänä voi olla seura, yhdistys, yritys tai yksityishenkilö / -henkilöt.
Kokkolan kaupunki, Visit Kokkola ja Kokkolanseudun Kehitys vastaavat tapahtumaviikon yleisestä organisoinnista, markkinoinnista ja tiedottamisesta, sekä osittain yleisen ohjelman järjestämisestä.
Ilmastopyöräilyviikon tapahtumat julkaistaan tapahtumakalenterissa (tapahtumat.kokkola.fi), josta niitä voi jakaa eri kanaviin.
Ohjeita tapahtuman järjestäjälle
Turvallisuus
- Tapahtumalle nimetään vähintään kaksi ohjaajaa.
- Suunniteltu reitti ja sen arvioitu pituus (km) sekä mahdollisesti pyörää tai pyöräilijän kuntoa koskevat suositukset kerrotaan tapahtumakuvauksessa.
- Ohjaajat käyttävät pyöräilykypärää, huomioliivejä ja pyörän takavaloa. Myös osallistujille suositellaan näiden käyttöä.
- Osallistuja osallistuu tapahtumaan omalla vastuullaan, ja järjestäjä kertoo tästä tapahtumakuvauksessa. Tapahtuman järjestäjä tai Kokkolan kaupunki eivät ole vastuuvelvollisia.
Tapahtuman sisältö
- Kerro minkä tyyppisestä tapahtumasta on kyse.
- Määrittele vähintään ohjelman ja reitin sisältö, pituus ja vaativuus. Kerro myös mahdolliset pyörän mallia ja pyöräilijää koskevat kuntosuositukset.
Onko tapahtuma maksullinen?
- Kerro selkeästi tapahtuman hinnoittelusta. Tapahtuma voi olla ilmainen, tai sillä voi olla nimellinen osallistumismaksu. Järjestäjä voi myydä tapahtuman ohessa muita palveluita / tuotteita / esitellä yrityksen, seuran ja järjestön toimintaa jne.
- Järjestäjä vastaa tapahtuman / tuotteiden hinnoittelusta ja maksun keräämisestä.
Luvat ja ilmoitukset
- Tapahtuman luvan tarve tarkastellaan tapauskohtaisesti. Tee llmoitus tapahtumasta alla olevan linkin kautta. Tarvittaessa lupatarkastaja Tiia Sillanpää on teihin yhteydessä tapahtuman luvituksesta. (tiia.sillanpaa@kokkola.fi, p. 044 7809 308).
Ilmoita järjestettävän tapahtuman tiedot 8.4.2024 mennessä. Näin tapahtuma ehtii mukaan viikon yhteismarkkinointiin. Ilmoittautuminen on sitova.
Ilmoituksessa on oltava seuraavat tiedot:
- Järjestäjä ja yhteystiedot
- Ajankohta (jos tiedossa)
- Ohjelman sisältö (reitti, pituus, vaativuus sekä mahdollisesti kohderyhmää eli pyörän mallia ja pyöräilijää koskevat suositukset)
- Arvioitu osallistujamäärä
- Mahdolliset turvallisuushuomiot (pyöräilykypärän ja punaisen takavalon käyttö suositeltavaa)
- Ohjelman hinta
- Kuva (vapaavalintainen)