Hyppää sisältöön
Näkymä esiintymislavalta kohti yleisöä

Tapahtumajärjestäjille

Huomioi tapahtuman suunnittelussa ainakin nämä!

Kokosimme listan asioista, joita tapahtumajärjestäjän tulee huomioida jo suunnitteluvaiheessa.  Tarvitset näitä tietoja myös lupahakemuksissa. Näiden asioiden lisäksi COVID19-ohjeet ja -rajoitukset koskevat sekä tapahtumien järjestäjiä että niihin osallistujia. Huomioi tapahtuma-aikaan voimassa olevat ohjeet, suositukset ja rajoitukset tapahtumaa suunnitellessasi!

 

1.    Tapahtuman tiedot

  • nimi
  • paikka ja ajankohta
  • järjestäjä
  • yhteyshenkilöt

2.    Tapahtuman idea

  • Miksi, kenelle, miten ja millä mielikuvalla tapahtuma toteutetaan.

3.    Tapahtuman kuvaus ja kulku

  • aikataulu
  • mitä palveluja tapahtuma tarjoaa – ydintuote ja lisäedut
  • tarvittavat luvat ja viranomaisyhteistyö

4.    Tapahtuman kohderyhmä ja markkinointi

  • kohderyhmä: ketkä osallistuvat tapahtumaan, mitä ovat heidän odotuksensa tapahtumasta
  • miten tapahtumaa markkinoidaan
  • minkä verran osallistujia tavoittelet

5.    Tapahtuman toteutus

  • työnjako
  • työntekijät tapahtuman aikana
  • aikataulut

6.    Tapahtuman talous

  • osabudjetit (osallistumismaksut, ruoka ja juoma, myyntipaikat, tapahtumatuotteet, avustukset, muut toiminnat)

Muistilista tapahtuman järjestäjälle

  • Tapahtuman järjestämiseen tarvitset aina maanomistajan luvan

    ULKOILMATAPAHTUMAT

    Kokkolan kaupungin omistamiin tapahtumapaikkoihin pääset tutustumaan tapahtumapaikkalistauksesta.

    • Tapahtumapaikkalistauksessa on eri tyyppisiä tapahtuman järjestämiseen sopivia paikkoja. Voit hakea tietoja suoraan paikan nimellä tai tapahtumatyypin nimellä (esim. konsertit, urheilu, markkinat jne)
    • Voit tutustua tapahtumapaikkoihin ja rajata hakua esimerkiksi tapahtuman ajankohdan, osallistujamäärän tai tyypin mukaan.
    • Karttakuvaketta tai paikan nimeä klikkaamalla voit tutustua yksittäisen tapahtumapaikan tarkempiin tietoihin (esim. minkä tyyppisiin tapahtumiin alue sopii, alueen koko, pinnat ja rakenteet, kulkuyhteydet ja pysäköinti, milloin alue käytettävissä).
    • Lupa haetaan sähköisesti. Voit siirtyä suoraan lupapalveluun ja täyttää hakemuksen valitsemastasi paikasta.
    • Tutustu tarkemmin yleisen alueen käyttölupaan.
    • Lupa on haettava viimeistään 14 vrk ennen tapahtuman alkamista.
    • Lupa haetaan Kokkolan sähköisen asiointipalvelun kautta.  Kaupungin omistamille alueille maankäyttöluvan (kadut, puistot, torit tmv.) myöntää Kokkolan kaupungin kaupunkiluvitus, lupatarkastaja Marianna Hautala, 044 7809 308 marianna.hautala@kokkola.fi.
    • Huomioithan että tapahtuma-alueesta ja lupakäsittelystä voidaan periä maksu, joka määräytyy voimassaolevan taksan mukaan.

    SISÄTAPAHTUMAT JA LIIKUNTAPAIKAT

    Kokoustilat, salit ym. sisätilat

    Liikunta- ja urheilutilat

  • Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä.

    Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana yleisellä paikalla järjestettävää yleisötilaisuutta koskeva ilmoitus täytettynä. Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.

    Ilmoitus tehdään täyttämällä sähköinen lomake tai toimittamalla tulostettava lomake tilaisuuden järjestämispaikan poliisilaitokselle henkilökohtaisesti asioimalla tai postitse. Ilmoituksesta peritään palvelumaksu.

    Poliisi voi myös vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta.

    Lisätietoja aiheesta löydät Poliisin verkkosivulta.  Sivulta löydät tarkemmat ohjeet siitä, mitä tulee ottaa huomioon yleisötilaisuuden järjestämisessä. Voit tehdä sivulla sähköisen ilmoituksen tai tulostaa täytettävän lomakkeen. Sivulta löydät myös palveluhinnaston.

    Huomioi, että ilotulitusta varten tarvitaan oma ilmoituksensa (Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä), ja se tulee jättää poliisille viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa.

     

  • Järjestäjän on tehtävä tapahtuman turvallisuusasiakirja ja pelastussuunnitelma, jotka toimitetaan yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Sen tarkoituksena on suunnitella ennaltaehkäisevästi hätä- ja onnettomuustilanteiden toimenpiteet ja poistaa vaaranpaikkoja.

    Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen, jossa

    –       arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä

    –       käytetään avotulta, ilotulitteita tai muuta pyrotekniikkaa tai erikoistehosteita (palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja)

    –       tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta

    –       tai tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille

    –       yli 2000 hengen yleisötilaisuuteen on laadittava lisäksi ensiapusuunnitelma

    Pelastussuunnitelma toimitetaan pelastusviranomaiselle (Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitos) viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa.

     

    • Mikäli tapahtumaa varten rakennetaan tilapäisiä rakenteita esim. esiintymislava, katsomo, tulee niiden turvallisuudesta sekä tarvittavista luvista neuvotella rakennusvalvonnan kanssa.
    • Mikäli kokoontumistila vaatii rakennus- tai toimenpideluvan, luvassa vahvistetaan kyseisessä tilassa samanaikaisesti sallittujen henkilöiden enimmäismäärä.

    Lisätietoja: Kokkolan kaupunki, johtava rakennustarkastaja Niina Lindholm 040 8068 029, niina.lindholm@kokkola.fi

  • Liikenteen- ja pysäköinninohjauksen onnistuminen vaikuttaa merkittävästi tapahtuman onnistumiseen. Tilapäiset liikenteenohjaajat erilaisiin tapahtumiin hyväksyy Kokkolan poliisi (lupahallinto.pohjanmaa@poliisi.fi ).

    • Mikäli tilaisuuden yhteydessä tarvitsee sulkea katuja, pysäköintimittareita tai -alueita tai toimia muuten liikennealueella, tarvitaan maanomistajan tai vuokraoikeuden haltijan lupa. Kokkolan kaupungin liikennealueella lupa haetaan sähköisen asiointipalvelun kautta.
    • Kadun tilapäisen sulkemisluvan antaa poliisi, lupahallinto.pohjanmaa@poliisi.fi, 0295 440511,  Liikenteenohjaukseen maanteillä myöntää luvan Pirkanmaan ELY-keskus, mikael.roiha@elykeskus.fi.

    Mikäli tapahtumassa käytetään tilapäisiä liikenteenohjaajia, selvitys liikenteenohjauksesta tehdään yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä.

  • Meluilmoitusta ei tarvita seuraavissa tapahtumissa:

    Kokkolan kaupungissa voimassa olevien ympäristönsuojelumääräysten mukaan äänenvahvistimien ja äänentoistolaitteiden käyttö ulkotiloissa kello 07.00 – 22.00 välisenä aikana on sallittu ilman ympäristönsuojelulain mukaista meluilmoitusta yksipäiväisten ja kertaluontoisten tapahtumien yhteydessä esiintymiseen soveltuvissa paikoissa, joissa siitä ei ole kohtuutonta haittaa naapurustolle.

    Tällaisia paikkoja voivat olla esimerkiksi:

    • kaupungin yleiset alueet (liikunta- ja ulkoilualueet, urheilukentät, torit, osa puistoista, koulujen piha-alueet yms.)
    • yritysten, yhdistysten ja muiden vastaavien kiinteistöjen piha-alueet
    • uskonnollisten yhteisöjen ja seurakuntien kiinteistöjen piha-alueet

    Meluilmoitusta ei myöskään tarvitse tehdä ilotulitusnäytöksestä. Ilotulitusnäytöksestä on kuitenkin ilmoitettava Kokkolan kaupungin palo- ja pelastusviranomaiselle sekä poliisille ennen tapahtuman järjestämistä. Yksityishenkilön käyttäessä tavanomaisia ilotulitteita, tulee niiden käytöstä tehdä ilmoitus pelastusviranomaiselle. Asuntoalueella tulee tiedottaa naapureita etukäteen erillisestä ilotulitteiden käytöstä.

    Meluilmoitus vaaditaan:

    • jos ulkotiloissa järjestettävässä tapahtumassa käytetään äänentoistolaitteita
    • jos melun on syytä olettaa olevan erityisen häiritsevää lähistöllä asuville, oleskeleville tai työskenteleville.

    Meluilmoituksen tekeminen:

    • Tee ilmoitus tilapäistä melua aiheuttavasta tapahtumasta tai yleisötilaisuudesta Kokkolan sähköisen asiointipalvelun kautta.
    • Ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Meluilmoituksen käsittelystä peritään kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen taksan mukainen maksu.
    • Lisätietoja: Kokkolan kaupunki, ympäristösihteeri Juhani Hannila 044 7809 307, juhani.hannila@kokkola.fi.

     

  • Elintarvikkeiden myyntiä voivat harjoittaa tapahtumanjärjestäjät ja/tai alihankkijat.
    Tapahtuman järjestäjän on tehtävä ilmoitus Kokkolan terveysviranomaiselle siitä, mitä tapahtumassa myydään ja ketkä ovat myymässä vähintään 4 vrk ennen tilaisuuden alkua. Ilmoitus on maksullinen.

    Mikäli tapahtuman järjestäjä tai alihankkija valmistaa/tarjoilee helposti pilaantuvia elintarvikkeita, eivätkä he ole aiemmin tehneet elintarvikehuoneistoilmoitusta, tulee ilmoitus tehdä 4 viikkoa ennen toiminnan aloittamista.

    Lisätietoja: Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuolto 044 7307 991, yterveys@kokkola.fi

  • Tapahtuman järjestäjä on aina velvollinen huolehtimaan alueen siisteydestä ja syntyvien jätteiden lajittelusta ja kuljetuksesta.

    • Tapahtumassa tulee pyrkiä siihen, että jätettä syntyy mahdollisimman vähän ja että syntyvät jätteet lajitellaan asianmukaisesti sekä toimitetaan hyötykäyttöön.
    • Yleisötapahtuma-alueella tulee olla riittävästi jäteastioita.
    • Alueen puhdistus ja jäteastioiden tyhjennys on tehtävä heti tapahtuman päätyttyä ja lisäksi tapahtuman aikana aina tarpeen mukaan.
    • Lisätietoja: Kokkolan kaupunki, ympäristötarkastaja Tuomas Hirvijoki 044 8068 309, tuomas.hirvijoki@kokkola.fi
  • Mikäli tapahtumassa on anniskelua, tapahtuman järjestäjä hakee asianmukaiset luvat Aluehallintovirastolta.

  • Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävien yleisten tilaisuuksien katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Tällaisia ulkona järjestettäviä yleisiä tilaisuuksia ovat tyypillisesti muun muassa erilaiset urheilukilpailut ja konsertit sekä teatteri-, ooppera- ja elokuvanäytökset.

    Tupakointikielto on voimassa yleisen tilaisuuden ajan.

    Yleisen tilaisuuden järjestäjä tai ulkoalueen haltija voi kuitenkin sallia tupakoinnin tähän tarkoitukseen varatussa tilan osassa siten, ettei tupakansavu pääse kulkeutumaan niihin tiloihin, joissa tupakointi on kielletty.

    Yleisen tilaisuuden järjestäjän tai sisätilan/ulko-alueen haltijan tulee asettaa näkyville tupakointikiellon ja mahdollisen tupakointiin tarkoitetun tilan osoittavat opasteet.

    Yleisen tilaisuuden järjestäjän on myös ohjeistettava henkilökuntaa tai järjestyksenvalvojia valvomaan tupakointikiellon noudattamista.

  • Kaupungin alueella

    ELY-keskuksen hallinnoimilla maanteiden varsilla

    • Tilapäiset ilmoitukset maantien varteen eivät tarvitse lupaa, mutta niistä on tehtävä ilmoitus ELY-keskukselle. Lue lisää ELY-keskuksen sivulta ilmoitukset  ja opasteet.
    • Ilmoittajan on tutustuttava ennen pystytystä Liikenneviraston määräykseen tienvarsimainonnasta ja -ilmoittelusta. Tilapäiset ilmoitukset ovat kevytrakenteisia tauluja, joissa käytetään kohteen nimeä tai tilaisuuden tunnusta sekä tarvittaessa kohteen suuntaa ja etäisyyttä. Taulujen tulee selvästi erottua virallisista liikennemerkeistä. Niitä ei myöskään saa kiinnittää risteysalueelle, liikennemerkkeihin tai muihin rakenteisiin paitsi valaisinpylväisiin, joihin kiinnittäminen on sallittua, jos se niitä vahingoittamatta on mahdollista.
    • Ilmoitukset on kerättävä viikon kuluessa tapahtuman päättymisestä.
    • Suurta yleisötilaisuutta järjestäessäsi, jotka mm. ruuhkauttavat maantieliikennettä, ota hyvissä ajoin yhteyttä ELY-keskukseen. Yhteydenotto kannattaa tehdä jopa puolta vuotta aikaisemmin.
  • Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teosto (tekijäkorvaukset) että Gramex (esittäjäkorvaukset) -korvausten maksamista. Ne ovat molemmat tekijänoikeusjärjestöjä, jotka toimivat palvelevina linkkeinä edustamiensa tahojen puolesta.

    Gramex edustaa äänilevyllä tai muulla äänitteellä esiintyviä muusikkoja, laulajia, kapellimestareita ja äänitteiden tuottajia. Teosto edustaa säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja musiikin kustantajia.

    Gramex-korvauksia kerätään vain äänitteiden ja musiikkivideoiden käytöstä, mutta Teosto- korvauksia kerätään niiden lisäksi myös elävän musiikin käytöstä.

    Muista hakea musiikin esityslupa aina ennen tapahtumaa. Kun järjestät elävän musiikin tapahtumia, sovi esiintyjän kanssa, kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon.

    Useimpia lupia voit hakea verkon kautta. Lisätietoja järjestöjen sivuilta: www.teosto.fi ja www.gramex.fi

  • Tavara-arpajaisten järjestäminen on luvanvaraista. Tavara-arpajaislupa voidaan myöntää yhteisölle tai säätiölle, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus. Tavara-arpajaislupaa ei siten voida myöntää esim. liiketoimintaa harjoittavalle yritykselle tai yksityishenkilölle.

    Tavara-arpajaislupaviranomaisia ovat poliisilaitokset ja Poliisihallitus. Poliisilaitos voi myöntää tavara-arpajaisluvan omalle toimialueelleen. Poliisihallitus voi myöntää tavara-arpajaisluvan silloin, kun arpoja on tarkoitus myydä yhden poliisilaitoksen aluetta laajemmalla alueella.

    Lisätietoja, lupahakemus sekä tilityslomake poliisin sivuilta.

    • Mikäli yleisötilaisuudessa on eläimiä, on niiden hyvinvoinnista, rehusta ja jätöksistä huolehdittava asianmukaisesti. Eläimet ja toiminta tulee myös sijoittaa siten, että siitä ei ole vaaraa tapahtumavieraille.

    Eläinnäyttelyn järjestäjän on rekisteröitävä näyttelypaikka eläinten pitopaikaksi, mikäli näyttelyssä on yksikin tuotantoeläin (nauta, sika, kana) esillä. Rekisteröintiä varten näyttelypaikka on ilmoitettava aluehallintovirastolle.

    Lue lisää: Eviran ohje eläinten viemisestä maatalousnäyttelyyn tai muuhun tapahtumaan 

    Lisätietoja: Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuolto, valvontaelainlaakari@kokkola.fi

  • Kokkolan kaupunki tarjoaa tapahtumajärjestäjille veloituksetta käyttöön tapahtumakalenterin. Sinne ilmoitetut tapahtumat näkyvät mm. kaupungin verkkosivuilla ja sosiaalisen median nostoissa.

    Tutustu Kokkolan tapahtumakalenteriin ja lisää oman tapahtumasi tiedot siihen!

  • Lippujen ennakkomyyntipisteet Kokkolassa

    Netticket ja Lippu.fi

    • Lipunmyyntipiste Luckan Kokkolan kaupunginkirjastossa, Isokatu 3.
    • Puh. 050 347 0527
    • Avoinna ma 10-16.30 ti-pe 10-16 ja la 11- 15 (ei 1.6.-31.8.)

    Lipputoimisto.fi

    • Lipunmyyntipiste Mediakulmassa, Rantakatu 10. Avoinna arkisin klo 10-16.
    • Puh. 0600 10300 (1,98€/ min + mpm/pvm). Puhelinpalvelu ma-la klo 8-12, su klo 10-18 (poikkeukset mahdollisia).

    Ticketmaster.fi

    • Lipunmyyntipiste Prismassa, Prismantie 1.
    • Puh. 020 780 7400.
    • Avoinna ma-la 8-22, su 10-22.

    Lippuja ovelta ja toimipaikoista

    Kokkolan kaupunginteatteri

    • Lippuja Netticketistä ja teatterin lipunmyynnistä, Torikatu 48.
    • Puh. 040 8068 272
    • Lisätietoja: www.kokkolanteatteri.fi.

    Luckan

    • Lippuja ruotsinkielisiin ja kaksikielisiin kulttuuritilaisuuksiin, Isokatu 3.
    • Puh. 050 347 0527
    • Avoinna ma 10-16.30, ti-pe 10-16 ja la 11-15 (ei 1.6.-31.8.)

     

    Useimpiin kulttuuritapahtumiin ja tilaisuuksiin saa lippuja myös ovelta ennen tilaisuuden alkua.