Fortsätt till innehållet

Guide till evenemangsarrangörer

Karleby stad har tillsammans med olika myndigheter och andra organisationer som anknyter till evenemang sammanställt de här anvisningarna till evenemangsarrangörer. Här hittar du utöver anvisningar också tips om hur ett lyckat evenemang förbereds och genomförs.

Tillstånd som behövs för evenemang och andra arrangemang beror alltid på evenemangets omfattning och karaktär. Om det är första gången du fungerar som arrangör eller av andra orsaker vill diskutera frågor i anslutning till evenemanget kan du kontakta stadens kulturtjänster (kulttuuri@kokkola.fi).

Från idé till evenemang

Tänk efter redan när planeringen börjar:

  • Vad är evenemangets centrala mål?
  • Hurdant innehåll har evenemanget?
  • Vem är målgrupp för evenemanget?
  • Vad nytt medför ditt evenemang till Karlebys nuvarande evenemangsfält? Existerar det redan evenemang av samma typ eller arrangeras evenemang under samma tidpunkt?
  • Förverkligar du evenemanget ensam eller med samarbetspartner?
  • Vilka tillstånd behövs för arrangerandet av evenemanget?
  • Hur finansieras arrangerandet av evenemanget? Har du möjlighet att få t.ex. understöd för arrangerandet av evenemanget?
  • Hur marknadsför du evenemanget?

Känns det fortfarande möjligt att arrangera evenemanget efter att ha funderat på de här frågorna? Borde idén ännu finslipas eller är den redan färdig att förverkligas? Om du behöver sparring eller råd kan stadens kulturtjänster hjälpa dig vidare.

Mera information: kulturtjänster / Sanni-Leena Salonen, sanni-leena.salonen@kokkola.fi, tfn 044 780 9288

 

Tillstånd, anmälningar och planer

Antalet nödvändiga tillstånd och myndighetsanmälningar beror på evenemangets karaktär och omfattning.  För nästan alla evenemang behövs åtminstone tillstånd att använda evenemangsplatsen eller -lokalen, en anmälan till polisen om en offentlig tillställning samt en räddningsplan och en första hjälpen-plan.

  • Du behöver alltid markägarens tillstånd för ordnandet av ett evenemang.

    Du kan bekanta dig med evenemangsplatser som Karleby stad äger i förteckningen över evenemangsplatser. Du kan också själv föreslå en annan evenemangsplats i samband med ansökan.

    • I förteckningen över evenemangsplatser finns platser som lämpar sig för olika typer av evenemang. Du kan söka information direkt med platsens namn eller enligt evenemangtyp (t.ex. konserter, idrott, marknader osv)
    • Du kan bekanta dig med evenemangsplatserna och begränsa sökningen exempelvis enligt tidpunkten för evenemanget, deltagarantalet eller typ.
    • Genom att klicka på platsen på kartan eller på platsens namn får du närmare information om evenemangsplatsen (t.ex. för vilken typ av evenemang området passar, områdets storlek, ytor och konstruktioner, förbindelser och parkering samt när området kan användas).

    Ansök om tillstånd

  • Lämna in en anmälan om en offentlig tillställning i god tid till polisen

    En skriftlig anmälan om en offentlig tillställning ska lämnas till polisen på den ort där tillställningen ordnas. Undantag är offentliga tillställningar som inte förutsätter åtgärder för att upprätthålla ordning och säkerhet för att förhindra olägenheter för utomstående eller omgivningen eller särskilda trafikarrangemang

    • på grund av det låga antalet deltagare
    • på grund av tillställningens karaktär eller
    • platsen där tillställningen ordnas.

    Arrangören måste lämna in anmälan senast fem dygn innan tillställningen inleds. När det gäller stora offentliga tillställningar rekommenderas det att arrangören lämnar in anmälan betydligt tidigare, vid behov redan flera månader före tillställningen.

    Vid anmälan om en offentlig sammankomst behövs en ifylld anmälan om ordnandet av en offentlig tillställning på allmän plats. Polisen kan vid behov också kräva andra utredningar, t.ex. samtycke av den som äger eller innehar platsen för tillställningen, samt anmälningar, tillstånd eller andra åtgärder i anknytning till ordnandet av tillställningen vilka förutsätts i annan lagstiftning.

    Anmälan kan göras via en elektronisk blankett eller genom att skriva ut en blankett som finns på polisens webbplats och därefter lämna in den på polisstationen eller skicka den via posten. En serviceavgift tas ut för anmälan.

    Polisen kan också kräva en utredning om ansvarsförsäkring.

    Mera information finns på Polisens webbplats. Där finns närmare anvisningar om vad som ska beaktas när en offentlig tillställning ordnas. Du kan göra en elektronisk anmälan eller skriva ut en blankett som ifylls. På webbplatsen finns också en serviceprislista.

    Beakta att för fyrverkeriuppvisningar behövs en egen anmälan (Anmälan om fyrverkeriuppvisning) och den ska lämnas till polisen senast 14 dygn före uppvisningen.

  • Gör upp en räddningsplan för offentlig tillställning i god tid

    Arrangören måste göra upp en räddningsplan för offentlig tillställning som lämnas in till Mellersta Österbottens räddningsverk senast 14 dygn före evenemanget. Dess syfte är att identifiera risker som anknyter till tillställningen, på ett förebyggande sätt planera åtgärderna vid nöd- och olyckssituationer samt att undanröja farliga platser.

    En räddningsplan måste göras upp för en offentlig tillställning där

    • minst 200 personer beräknas vara på plats samtidigt,
    • öppen eld, fyrverkeripjäser eller andra pyrotekniska artiklar eller specialeffekter (brand- och explosionsfarliga kemikalier) används på platsen,
    • arrangemangen för utrymning av platsen avviker från det normala
    • eller evenemangets natur medför särskilda risker för människor

    Dessutom behövs en separat anmälan:

    Mera information:

    Mellersta Österbottens räddningsverk, kemikalieinspektör Riikka-Liisa Miettinen, 040 8066 038, riikka-liisa.miettinen@pelastustoimi.fi och turvallisuuspalvelut.kp@pelastustoimi.fi 

    Första hjälpen-plan

    Evenemangsarrangören är skyldig att beakta tillräcklig beredskap för första hjälpen beroende på evenemanget och dess karaktär. Beredskap för första hjälpen innebär att ge första hjälpen åt skadade och insjuknade personer på evenemangsplatsen. Därtill ingår i beredskapen att säkerställa att någon gör en nödanmälan och att någon leder myndighetsenheterna till olycksplatsen. Beredskap för första hjälpen är en viktig del av säkerhetsarrangemangen.

    När man slår fast antalet personer som ska arbeta med första hjälpen och utbildningen av dem ska evenemangets karaktär, personantalet, risker och evenemangsområdets storlek beaktas. Också första hjälpen-utrustningens kvalitet och mängd ska dimensioneras i förhållande till evenemangets karaktär. Av första hjälpen-planen ska framgå vem som har ansvar för första hjälpen-beredskapen och hur man är beredd på att ge första hjälpen. Det närmare innehållet i planen för första hjälpen framgår ur blanketten för första hjälpen-plan vid publikevenemang (på finska)

    Första hjälpen-beredskapen bestäms också enligt evenemangets storlek. Räddningsmyndigheten i området samt den ansvariga läkaren inom akutvården i området bedömer från fall till fall om minimiberedskapen är tillräcklig för evenemanget.

  • Säkerhetsdokumentet är tjänsteleverantörens skriftliga beskrivning över hur tjänstens säkerhet är organiserad.  Ett säkerhetsdokument ska upprättas för evenemang som är förenade med en betydande risk som, om risken realiseras, kan medföra fara för säkerheten på grund av det stora antalet deltagare eller av annat särskilt skäl.  I säkerhetsdokumentet beskrivs faror i samband med tjänsten och åtgärder för att hantera risker och förbereda sig för nödsituationer.

    Bekanta dig på Tukes webbplats med säkerhetsdokumentets innehåll och hur det upprättas.

Andra tillstånd som behövs

Också många andra faktorer som anknyter till evenemang kan förutsätta ett tillstånd eller en anmälan. Nedan har samlats exempel på de vanligaste.

  • En väl organiserad dirigering av trafiken och parkeringen har en väsentlig betydelse för hur evenemanget lyckas. Vilka tillstånd som behövs beror på hur evenemanget som ordnas inverkar på trafiken.

    • Om man i samband med ett evenemang måste stänga gator, parkeringsmätare eller -områden eller på annat sätt agera på trafikområdet, behövs markägarens eller arrenderättsinnehavarens tillstånd. l Karleby stads trafikområde ansöks tillståndet elektroniskt via den elektroniska ärendehanteringen.
    • På Karleby stads trafikområde beviljas tillstånd att tillfälligt stänga av en gata av vägmästaren (Kari Pihlajamäki, 044 7809 986)
    • Tillstånd till trafikdirigering på landsvägar beviljas av NTM-centralen i Birkaland, mikael.roiha@elykeskus.fi.
    • Om man under evenemanget använder tillfälliga trafikdirigerare ska utredningen om trafikdirigeringen ges till Polisen i samband med anmälan om offentlig tillställning.

  • En bulleranmälan behöver inte göras under följande evenemang:

    I Karleby är användning av ljudförstärkare och ljudåtergivningsapparatur utomhus mellan klockan 07.00 och 22.00 tillåtet och kräver ingen anmälan om

    • evenemanget ordnas under en dag och är av engångsnatur
    • det ordnas på en plats som lämpar sig för uppträdanden och där det inte orsakar grannarna oskälig olägenhet.

    Sådana platser kan exempelvis vara

    • stadens allmänna områden (idrotts- och friluftsområden, sportplaner, torg, en del parker, skolgårdar mm.)
    • gårdsområdena på företags, föreningars och liknande aktörers fastigheter
    • gårdsområdena på religiösa samfunds och församlingars fastigheter.

    Bulleranmälan behöver inte heller göras om fyrverkeriuppvisningar. Om fyrverkeriuppvisningar ska man dock meddela brand- och räddningsmyndigheten och polisen i Karleby stad innan man ordnar tillställningen. Privatpersoner som vill använda vanliga fyrverkeripjäser ska göra en anmälan om användningen till räddningsmyndigheten. Den som har för avsikt att använda fyrverkeripjäser i bostadsområden ska på förhand informera grannarna om saken.

    Bulleranmälan krävs

    • när ljudförstärkare används under evenemang som ordnas utomhus
    • om det kan antas att bullret är särskilt störande för personer som bor, vistas eller arbetar i närheten.

    Gör en bulleranmälan senast 30 dygn före evenemanget:

    • Lämna in en anmälan om ett evenemang eller en offentlig tillställning som orsakar tillfälligt buller via Karleby stads elektroniska ärendehantering.
    • Anmälan ska lämnas in senast 30 dygn före evenemanget. För handläggningen av bulleranmälan tas ut en avgift enligt kommunens taxa för miljöskyddsmyndigheten. Läs mera: https://www.kokkola.fi/sv/boende-och-miljo/miljo/tillstand-och-anmalan/

  • Livsmedelsförsäljare som deltar i evenemanget och som redan registrerat en mobil livsmedelslokal

    Livsmedelsförsäljare som deltar i ett evenemang ska göra en anmälan om en mobil livsmedelslokal (som registrerats i en annan kommun) till Mellersta Österbottens miljöhälsovård minst 4 dygn före evenemangets början. Anmälan görs i första hand via e-post yterveys@kokkola.fi. Anmälan är avgiftsfri.

    Evenemangets arrangör eller försäljare som inte tidigare registrerat en mobil livsmedelslokal

    Om evenemangets arrangör eller livsmedelsföretagare tillreder/serverar lättförskämt livsmedel och har inte tidigare gjort en anmälan om livsmedelslokal ska Mellersta Österbottens miljöhälsovård kontaktas 4 veckor före evenemanget. Tillsynsmyndigheten överväger från fall till fall nödvändigheten att göra en anmälan om livsmedelslokal. Handläggningen av anmälan är avgiftsbelagd.

    Mera information: Mellersta Österbottens miljöhälsovård, tfn 044 7307 991,  yterveys@kokkola.fi

  • Om alkohol serveras under evenemanget

    Om alkohol serveras under evenemanget ska evenemangsarrangören ansöka om erforderliga tillstånd.

    För att bedriva servering av alkoholdrycker med mer än 2,8 % alkohol krävs tillstånd. Varje näringsidkare behöver ett eget tillstånd. Också varje verksamhetsställe behöver ett eget tillstånd. Serveringstillståndet beviljas tillsvidare eller på viss tid.

    Mera information på Regionförvaltningsverkets webbplats

  • Anordnande av ett varulotteri förutsätter ett tillstånd. Tillstånd för varulotteri kan beviljas sammanslutningar eller stiftelser med allmännyttiga ändamål. Varulotteritillstånd kan därför inte beviljas till ett företag som idkar exempelvis näringsverksamhet eller till privatpersoner.

    Varulotteritillstånd beviljas av polisinrättningar och Polisstyrelsen. En polisinrättning kan bevilja ett varulotteritillstånd för sitt eget distrikt. Polisstyrelsen kan bevilja ett varulotteritillstånd när man har för avsikt att sälja lotter inom ett område som är större än distriktet för en polisinrättning.

    Mera information, tillståndsansökan samt blankett för redovisning av varulotteri på polisens webbplats

  • Om det på en offentlig tillställning finns djur måste man ta hand om deras välmåga, foder och spillning på ett korrekt sätt. Arttypiskt beteende (t.ex. behov att gömma sig) måste beaktas så bra som möjligt. Djuren och verksamheten måste också placeras så att de inte medför fara för evenemangsbesökare.

    Arrangören av en djurutställning ska registrera utställningsplatsen som djurhållningsplats även om det bara finns ett enda produktionsdjur (bl.a. nöt, svin, höna) på platsen. För att utställningsplatsen ska kunna registreras måste arrangören först anmäla den till regionförvaltningsverket.

    Mera information om registrering av djur och om krav på undersökningar som gäller djurens hälsotillstånd finns enligt art i Livsmedelsverkets instruktion om förande av djur till lantbruksutställningar och andra motsvarande evenemang (på finska).

    Mera information: Mellersta Österbottens miljöhälsovård, valvontaelainlaakari@kokkola.fi

  • När musik spelas upp under evenemang och tillställningar förutsätts det ofta betalning både av Teosto-ersättning (upphovsersättning) och Gramex-ersättning (ersättning för uppträdande). Teosto och Gramex är båda upphovsrättsorganisationer som fungerar som länkar för dem de representerar.

    Gramex representerar musiker, solister, kapellmästare och ljudupptagningsproducenter som uppträder på skiva eller annan ljudupptagning. Teosto representerar kompositörer, arrangörer, textförfattare och musikförläggare.

    Gramex-ersättningar samlas in bara för användning av ljudupptagningar och musikvideon medan Teosto- ersättningar dessutom samlas in för användning av levande musik.

    Kom ihåg att alltid ansöka om tillstånd att spela musik innan evenemanget inleds. När du ordnar evenemang med levande musik ska du komma överens med uppträdaren vem av er meddelar programuppgifterna till Teosto.

    De flesta tillstånd kan sökas via webben. Mera information på organisationernas sidor: www.teosto.fi och www.gramex.fi

  • På stadens område

    Invid landsvägar som administreras av NTM-centralen

    • Tillfälliga informationsmärken invid landsvägar behöver inget tillstånd, men en anmälan om dem måste göras till NTM-centralen. Läs mera på NTM-centralens sida tillfälliga informationsmärken och adressvägvisare.
    • Anmälaren ska före uppsättandet bekanta sig med Trafikledverkets föreskrift om reklam och annonsering invid vägar. Tillfälliga informationsmärken är tavlor med lätt konstruktion som visar objektets namn eller evenemangets beteckning och vid behov objektets riktning och avstånd. Informationstavlorna ska tydligt skilja sig från de officiella trafikmärkena. De får inte heller fästas vid korsningsområden, på trafikmärken eller andra konstruktioner förutom på belysningsstolpar, såvida detta är möjligt utan att skada stolpen.
    • Informationsmärkena ska tas bort inom en vecka efter avslutat evenemang.
    • Kontakta NTM-centralen i god tid när ett stort publikt evenemang ordnas som bl.a. orsakar köbildning på landsvägar. Det lönar sig att kontakta centralen t.o.m. ett halvår på förhand.

Säkerhet och evenemangsförhållanden

Bekanta dig med Karlebys evenemangsplatser. Här hittar du information om evenemangsplatser (på finska)

  • Tobaksrökning är förbjuden under skyddstak och på läktare vid offentliga tillställningar utomhus och på andra platser som direkt är avsedda för deltagare som följer tillställningen stillastående eller stillasittande.

    Vanliga sådana offentliga tillställningar som ordnas utomhus är bland annat olika idrottstävlingar och konserter samt teater-, opera- och filmföreställningar.

    Tobaksförbudet gäller under hela tiden för den offentliga tillställningen.

    Arrangören av en offentlig tillställning eller besittaren av ett utomhusområde kan dock tillåta tobaksrökning på en för detta ändamål reserverad del av utrymmet på så sätt att tobaksrök inte kan sprida sig till områden där tobaksrökning är förbjuden.

    Arrangören av en offentlig tillställning eller besittaren av ett utrymme inomhus/område utomhus ska på ett synligt ställe sätta upp skyltar som anger rökförbudet och eventuella utrymmen där rökning tillåts.

    Arrangören av en offentlig tillställning ska också ge sin personal eller ordningsövervakaren anvisningar om övervakningen av att tobaksförbudet iakttas.

  • Kontakta byggnadstillsynen för att diskutera tillstånd som behövs och konstruktionernas säkerhet om

    • det för evenemanget byggs tillfälliga konstruktioner som är på plats över en månad/är av omfattande storlek eller som på annat sätt är exceptionella och som kan påverka personsäkerheten (exempelvis scen eller läktare).
    • platsen för sammankomsten förutsätter ett bygglov eller åtgärdstillstånd, fastställs i det maximiantalet personer som samtidigt tillåts vistas på platsen.
    • Tillfälliga och sedvanliga konstruktioner som är på plats under en månad förutsätter inget tillstånd eller någon anmälan. Konstruktionerna ska byggas av en yrkeskunnig / under uppsikt på ett korrekt sätt.

    Syner på evenemangsområden förrättas av:
    Byggnadsinspektör Ville Bogdanof, ville.bogdanof@kokkola.fi, tfn 050 412 2846 (centrala Karleby)
    Byggnadsinspektör Toni Järvenpää, toni.jarvenpaa@kokkola.fi, tfn 050 574 2866 (centrala Karleby)
    Byggnadsinspektör Jani Luokkanen, jani.luokkanen@kokkola.fi, tfn 050 089 0349 (Kelviå, Lochteå, Ullava)

     

  • Utnyttja tips i servicen Kultur för alla för att förbättra evenemangens tillgänglighet och mångfald.

Städning och avfallshantering

Evenemangsarrangören är alltid skyldig att se till att området hålls snyggt och att det avfall som uppkommer sorteras och förs bort.

Evenemangets marknadsföring och biljettförsäljning

  • Karleby stad erbjuder evenemangsarrangörer möjligheten att utan avgift berätta om sitt evenemang i evenemangskalendern. Evenemang som ingår i evenemangskalendern syns bl.a. på stadens webbplats och lyfts fram i sociala medier samt på dagstidningen Keskipohjanmaas webbplats.

    Bekanta dig med Karleby evenemangskalender och lägg till information om ditt eget evenemang!

  • Biljetter säljs på förhand i Karleby på följande ställen

    Netticket

    Biljettförsäljningsstället Luckan i Karleby stadsbibliotek, Storgatan 3, luckan.karleby@kulturosterbotten.fi, tfn 050 347 0527
    Öppen mån 10-16.30 tis-fre 10-16 och lör 11- 15 (inte 1.6-31.8).

    Lippu.fi

    Biljettförsäljningsstället Luckan i Karleby stadsbibliotek, Storgatan 3, luckan.karleby@kulturosterbotten.fi, tfn 050 347 0527

    Öppen mån 10-16.30 tis-fre 10-16 och lör 11- 15 (inte 1.6-31.8).

    Biljettförsäljningsstället i Prisma, Prismavägen 1, tfn 020 780 7400.
    Öppet mån-lör 8-22, sön 10-22.

     

     

    Biljetter från dörren och verksamhetsställen

    Karleby stadsteater

    • Biljetter från Netticket och teaterns biljettförsäljning, Torggatan 48.
    • Tfn 040 8068 272
    • Mera information: kokkolanteatteri.fi.

    Luckan

    Öppen mån 10-16.30 tis-fre 10-16 och lör 11- 15 (inte 1.6-31.8).

     

    Till de flesta kulturevenemang och tillställningar kan biljetter också köpas vid dörren före tillställningens början.

    • Närmare information om evenemang, biljettpriser och bokningsmöjligheter i evenemangskalendern