Registraturtjänster
E-post: kokkola(at)kokkola.fi
Registraturens uppgift är att ta emot brev som adresserats till staden, stadsstyrelsen och -fullmäktige samt registrera dem i ärendehanteringssystemet. Efter registreringen överlämnas ärendena till de tjänsteinnehavare som sköter dem för vidare åtgärder.
Förfrågningar om behandlingen av oavgjorda ärenden eller sådana som redan har ett beslut kan riktas till registraturen. Kommuninvånare kan bl.a. lämna in kommuninvånarinitiativ, söka ändring, lämna in begäran om utlåtande, bemötande och utredning samt ansökningar och svarsbrev till registraturen.
Arkivtjänster
Centralarkivet (stadsarkivet) leder stadens arkivfunktion. Centralarkivet tar emot och förvaltar sådana handlingar från stadens offentliga verksamhet som är avsedda för långtidsförvaring och tillhandahåller också informations- och forskartjänster i anslutning till detta. Stadsarkivets handlingar ger en bra bild av Karleby stads utveckling och information om ärenden som behandlats i olika förvaltningar.
De största materialgrupperna bildas av stadsstyrelsens, fullmäktiges och olika nämnders protokoll, lönehandlingar samt bygglov. Också material från olika skolor har överförts till centralarkivet. Det äldsta dokumentet är Gamlakarleby stads grundläggningsbrev från 1620. De flesta av arkivets handlingar är ändå från 1900- och 2000-talen. Nyare handlingar förvaras av förvaltningarna.
Arkivmaterialet från de upplösta kommunerna (Kelviå, Lochteå och Ullava) förvaras huvudsakligen i kommundelskontoret i Kelviå. Karleby kommuns och Öja kommuns arkiv förvaras i centralarkivet. Hälsocentralens patientarkiv förvaras vid hälsocentralen. Social- och hälsovårdens dokument från 2017 framåt förvaras vid Soite.
Ansökan om ett forskningstillstånd och beställningar
Myndighetshandlingarna är i regel offentliga och vem som helst får forska i dem med tidsreservering. Om det i handlingarna finns sekretessbelagda eller känsliga uppgifter måste du ansöka om ett forskningstillstånd för att få använda materialet. Forskningstillståndet förbinder dig också till sekretess- och tystnadsplikt.
Centralarkivet gör utredningar som hänför sig till handlingar i dess arkiv samt ger intyg och kopior. Du kan beställa intyg, kopior och utredningar per brev, elektroniskt eller per telefon. Ta kontakt med arkivets personal om du behöver reservera en tid för forskning.
Arkivtjänsterna kan nås vid stadshusets kundtjänst intill huvudingången vid Ämbetsgränd. Centralarkivets personal kan nås per e-post: arkisto@kokkola.fi.
Beställning av bygglov från arkivet, kontakta kundtjänsten: asiakaspalvelu(at)kokkola.fi eller 040 506 5001, 040 806 5002, 040 809 5020