Godkända i kultur- och fritidsnämnden 29.1.2025.
I huvudbiblioteket finns mötesrum och lokaler i olika storlekar som man kan hyra. Lokaler hyrs förutsatt att tillställningen inte orsakar skada för bibliotekets verksamhet eller utgör risk för kundernas eller personalens säkerhet.
Tillställningar som ordnas i bibliotekets lokaler som är öppna för allmänheten ska alltid ordnas i samarbete med biblioteket. Sådana tillställningar ska vara öppna och gratis åt alla kunder.
I bibliotekets lokaler tillämpas valkarantän enligt stadsstyrelsens beslut 13.1.2025 med början två månader före den egentliga valdagen. På grund av valkarantänen kan bibliotekets lokaler inte användas för tillställningar som anknyter till val. Ett undantag utgör valpaneler där olika aktörer som satt upp kandidater presenteras jämlikt. I bibliotekets lokaler får man inte dela ut eller på anslagstavlan fästa politiska anmälningar eller annonser. Inte heller annonser om politiska tillställningar är tillåtna.
Direktören för bibliotekstjänster beslutar åt vem bibliotekets mötes- och evenemangslokaler hyrs ut. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om storleken på användaravgiften för lokaler.
Cheferna för närbiblioteken beslutar om användningen av närbibliotekens lokaler enligt samma regler som ovan. Direktören för bibliotekstjänster har övertagningsrätt på avtal som närbibliotekens chefer ingått.
Den som bokar bibliotekets lokaler förbinder sig att följa dessa regler
- Evenemangets innehåll eller natur får inte vara i strid med Finlands lag. Den som gjort bokningen skaffar själv de tillstånd som eventuellt behövs och gör nödvändiga anmälningar till myndigheter.
- Närmare bestämmelser om ordnande av evenemang finns till exempel i lagen om sammankomster. Enligt lagen om sammankomster (4 kap., 17 §) ska arrangören av en allmän sammankomst eller en offentlig tillställning se till att ordning och säkerhet upprätthålls och att lag följs under tillställningen. Reserveraren ska bekanta sig med fastighetens räddningsplan och allmänna säkerhetsanvisningar samt sörja för att ordningen upprätthålls i lokalen och att anvisningarna följs.
- Reserveraren och hyresgästen ska också vara tillställningens arrangör. Reserveraren och hyresgästen kan inte överföra rätten att använda lokalen eller debitera en tredje part för användningen av lokalen.
- Tillställningen får inte spridas utanför den lokal som reserverats. Till exempel är det inte tillåtet att dela ut flyers, ballonger eller annat material utanför lokalen. Utanför den reserverade lokalen får man sätta upp en plansch med reklam för evenemanget.
- Tillställningen får inte har alkoholservering.
- Det högsta tillåtna antalet deltagare får inte överskridas.
- Biblioteket kan vid behov neka hyresgästen tillträde till lokalen eller avbryta en tillställning som pågår om det visar sig att reglerna ovan inte följs.
Reservering, hyrning och prissättning av lokaler
De lokaler som kan reserveras och hyras och avgifter som uppbärs för dem visas på bibliotekets webbplats. Samma prissättning följs beträffande alla reserveringar. Det är möjligt att använda en lokal avgiftsfritt endast för sådana evenemang som ordnas i samarbete med biblioteket, där biblioteket också är arrangör.
Ansökan om lokal görs med en elektronisk blankett. På den fylls i bland annat lokalens användningsändamål, uppskattat antal deltagare, uppgifter om tillställningens arrangör. På blanketten förbinder sig ansvarspersonerna att sköta de praktiska åtgärder som anknyter till evenemanget. Om den reservering som beviljats sänds en bekräftelse till reserverarens e-post.
Hyran för lokalen kan betalas till bibliotekets kundtjänst eller en faktura kan sändas efter tillställningen till den som gjort bokningen. Faktureringen kan medföra faktureringstillägg i enlighet med stadens anvisningar.
Lokalen ska vara ledig för följande användare när den bokade tiden går ut och den som hyrt lokalen ska lämna lokalen i samma skick som den var när bokningen började.
Den som hyrt lokalen är ersättningsskyldig om tillställningen orsakar skada på fastigheten eller lösöre. Om skador ska meddelas omedelbart åt personalen.
Avbokning
En bekräftad bokning av bibliotekets lokaler kan avbokas avgiftsfritt 14 dagar före tillställningen.
Biblioteket kan avboka bekräftade reserveringar av bibliotekets lokaler av grundad anledning.